Ir para o conteúdo

Secretário de Administração: Alexsandro Ferreira Martins

Diretor do Departamento de Recursos Humanos: Rafael da Silva Santos

Diretora do Departamento de Recursos Materiais: Tamires Lopes da Silva

Pregoeira e Agente de Contratação: Lia Débora Cardoso

Telefones: (32) 3747-1026 / (32) 3747-1286

Endereços: Av. Américo Vespúcio de Carvalho, nº. 120 – Centro, CEP: 36.834-000

1º Andar – Sala 3 (Gabinete do Secretário de Administração)

1º Andar – Sala 1 (Departamento de Recursos Humanos)

Térreo (Departamento de Recursos Materiais e Comissão Permanente de Licitação)

E-mails:

Secretário de Administração:  admcaparao@gmail.com

Departamento de Recursos Humanos:  rh@caparao.mg.gov.br

Departamento de Recursos Materiais:  compras@caparao.mg.gov.br

Comissão Permanente de Licitação:  licitacao@caparao.mg.gov.br

Horários de Funcionamento:

Secretaria (sede): Segunda a sexta-feira, das 09:00 às 18:00

Departamento de Recursos Humanos: Segunda a sexta-feira, das 11:00 às 17:00

Departamento de Recursos Materiais / Comissão Permanente de Licitação: Segunda a sexta-feira, de 12:00 às 18:00

Principais atribuições:

I - planejar, organizar, dirigir, executar e controlar programas e atividades de administração e desenvolvimento de recursos humanos, administração de materiais, patrimônio, informática e serviços gerais;

II - administrar o Plano de Cargos, Carreiras e Vencimentos dos Servidores da Prefeitura promovendo a sua permanente atualização;

III - promover a avaliação de desempenho do Servidor para fins de progressão horizontal no plano de cargos, carreiras e vencimentos;

IV - promover concurso público para provimento de cargos efetivos;

V - promover a compra de bens e serviços necessários ao funcionamento e operacionalização da Administração Municipal;

VI - centralizar e supervisionar o recebimento guarda e distribuição de materiais e equipamentos;

VII - preparar, julgar e adjudicar os processos licitatórios e pregões, por meio da Comissão Permanente de Licitação e do Pregoeiro Oficial;

VIII - administrar os bens patrimoniais do Município, promovendo o seu registro, inventário, guarda, conservação e manutenção;

IX - coordenar e acompanhar a execução de planos, projetos e atividades de informática junto aos órgãos e entidades da Administração Municipal;

X - coordenar e executar os serviços gerais, tais como: recepção, zeladoria, copa, reprografia, telefonia e vigilância;

XI - coordenar e executar os serviços de administração de cemitério e velório;

XII - exercer tarefas afins, determinadas pelo Chefe do Executivo Municipal.

Atribuições específicas:

 

1 - PROTOCOLO GERAL:

I - promover o recebimento, o registro, a expedição e o arquivo de documentos, processos e correspondência da Administração Municipal Direta;

II - realizar e controlar os serviços de malote entre os órgãos e unidades administrativas da Prefeitura;

III - registrar, controlar e prestar informações referentes à tramitação de processos;

IV - coordenar a distribuição da correspondência e publicações recebidas;

V - organizar o arquivo geral da Prefeitura;

VI - manter organizados os arquivos de processos e documentos oficiais;

VII - dirigir e coordenar os serviços de reprografia, encadernação e impressão gráfica de processos e documentos oficiais;

VIII - manter organizados os arquivos de processos e documentos oficiais;

IX - exercer outras atividades correlatas que lhe forem delegadas.

2 - ARQUIVO:

I - promover o recebimento por transferência, recolher, processar, registrar, preservar, divulgar e dar acesso ao patrimônio documental da Administração Direta do Município;

II - providenciar o arquivamento de toda a documentação recebida da forma mais adequada a sua melhor conservação;

III - manter um registro técnico do material sob sua responsabilidade de forma a otimizar o processo de busca e acesso de informações, inclusive de forma digital;

IV - classificar e avaliar o acervo documental acumulado, providenciando a sistematização das informações de forma a atender prontamente e com precisão as solicitações dos órgãos públicos;

V - organizar o arquivo geral da Prefeitura, mantendo relação atualizada dos documentos nele contidos, prezando pela sua segurança e conservação;

           

3 - INFORMÁTICA:

I - controlar, manter e desenvolver programas e serviços de informática no âmbito da Prefeitura;

II - avaliar periodicamente as condições físicas e de utilização dos sistemas e equipamentos de informática da Prefeitura;

III - realizar a manutenção preventiva e reparos em máquinas equipamentos de informática;

IV - prestar assessoria técnica às unidades administrativas e usuários de sistemas e equipamentos de informática;

V - promover a compatibilização e padronização de equipamento de informática;

VI - zelar pela integridade dos equipamentos e informações armazenadas nos sistemas;

VII - desenvolver, pesquisar e incorporar tecnologias de informação, informática e telecomunicações que possibilitem a implementação de sistemas e a disseminação de informações necessárias às ações da Prefeitura;

VIII - manter o acervo das bases de dados necessárias ao sistema de informações e aos sistemas internos de gestão institucional.

IX - planejar, gerenciar, supervisionar e acompanhar a execução de projetos de modernização dos sistemas informatizados da Prefeitura;

X - analisar as solicitações para manutenção em sistemas informatizados, providenciando soluções;

XI - coordenar a execução de manutenções nos sistemas informatizados;

XII - promover o uso adequado de tecnologias de informação e comunicação;

XIII - produzir informações para processo de planejamento e gerenciamento das unidades administrativas da Prefeitura;

XIV - levantar as necessidades de informações e contribuir na formulação de novos subsistemas de informação, respondendo pela implementação e manutenção dos bancos de dados respectivos;

XV - coordenar a execução de manutenção nos equipamentos de informática da Prefeitura;

XVI - assessorar na definição de normas e padrões sobre o uso e aquisição de tecnologia para informatização;

XVII - prestar suporte técnico e atendimento aos usuários de sistemas das unidades administrativas da Prefeitura;

XVIII - exercer outras atividades correlatas que lhe forem delegadas.

Atribuições das Unidades da Secretaria:

 

Departamento de Recursos Humanos:

I - coordenar as atividades relativas às rotinas de gestão de pessoal que envolve, dentre outras, o preparo e elaboração da folha de pagamento, os processos de admissão de servidores e a implementação da política de cargos, salários e desenvolvimento de pessoal, bem como as atividades de medicina do trabalho;

II - coordenar, orientar e controlar as atividades referentes à seleção, recrutamento, treinamento e capacitação, bem como avaliação de desempenho funcional dos servidores;

III - coordenar, supervisionar e controlar as atividades relacionadas com a administração, integração, desenvolvimento, capacitação, formação, aperfeiçoamento, valorização dos servidores;

IV - coordenar, controlar e atualizar o plano de cargos, carreiras e salários dos servidores municipais;

V - coordenar e acompanhar as atividades relativas ao provimento e vacância de cargos, bem como a concessão de direitos, benefícios e vantagens aos servidores;

VI - assegurar a disponibilidade de recursos humanos condizentes com as atribuições e necessidades requeridas ao adequado desempenho dos órgãos da Administração Municipal Direta;

VII - manter contatos e propor a realização de convênios, acordos e contratos com entidades diversas, objetivando a implementação do programa de estágio, o intercâmbio e a aquisição de conhecimentos;

VIII - fazer cumprir o disposto no Estatuto dos Servidores Públicos e no Estatuto do Magistério do Município de CAPARAÓ;

Outras atribuições:

1 - REGISTROS FUNCIONAIS E AVALIAÇÃO:

I - organizar e manter atualizados os registros funcionais e financeiros dos servidores municipais;

II - manter cadastro de cargos de provimento efetivo e em comissão com controle da lotação e da movimentação de pessoal;

III - controlar os afastamentos dos servidores em decorrência de gozo de direitos e benefícios;

IV - registrar e controlar a lotação interna e a cessão de servidores para outros órgãos;

V - registrar, apurar e certificar tempo de serviço e outros dados cadastrais, tendo em vista a emissão de certidões de contagem de tempo e declarações funcionais diversas;

VI - orientar os servidores quanto a sua vida funcional, deveres e obrigações;

VII - verificar o cumprimento dos requisitos legais para a investidura em cargos públicos de provimento efetivo e em comissão;

VIII - acompanhar as atividades referentes ao provimento, movimentação, lotação, remoção, requisição e cessão de servidores;

IX - acompanhar, controlar e avaliar o quadro e a lotação de pessoal, com vistas à distribuição adequada da força de trabalho.

X - realizar alteração de dados cadastrais e funcionais dos servidores;

XI - controlar e emitir documento de Identidade Funcional dos servidores

XII - propor a política de desenvolvimento, capacitação e aperfeiçoamento do servidor público municipal;

XIII - dirigir e controlar as atividades de medicina e segurança do trabalho;

XIV - promover a permanente atualização do Plano de Cargos, Carreiras e Vencimentos;

XV - administrar os Planos de Cargos, Carreiras e Vencimentos, promovendo a progressão funcional de acordo com as normas estabelecidas;

XVI - acompanhar e avaliar as ações de desenvolvimento, capacitação e aperfeiçoamento do servidor público municipal;

XVII - dirigir e acompanhar o processo de avaliação de desempenho do servidor municipal;

XVIII - promover a progressão funcional do servidor calcada no mérito, observados os critérios de avaliação de desempenho individual;

XIX - promover o acompanhamento sócio-funcional do servidor público municipal;

XX - acompanhar o desenvolvimento profissional do servidor;

XXI - elaborar relatórios quantitativos e qualitativos referentes ao quadro de provimento efetivo;

XXII - planejar, propor e implementar ações voltadas para a melhoria contínua dos processos de trabalho e do desempenho funcional e organizacional na área de recursos humanos, com vistas à eficácia e à efetividade dos resultados institucionais.

XXIII - levantar as necessidades de treinamento dos servidores da Administração Municipal Direta;

XXIV - montar, gerenciar e executar programas de treinamento, acompanhamento e desenvolvimento de servidores;

XXV - criar condições para a valorização dos servidores, por meio de atividades regulares de capacitação, aperfeiçoamento e especialização;

XXVI - promover cursos para a preparação de servidores para o exercício de cargos ou funções de direção, gerência, chefia ou assessoramento;

XXVII - promover campanhas institucionais internas de treinamento e desenvolvimento dos recursos humanos;

XXVIII - exercer outras atividades correlatas que lhe forem delegadas.

2 - DIREITOS E VANTAGENS:

I - dirigir e controlar a concessão de direitos e vantagens dos servidores;             

II - coordenar a elaboração e programação e execução da escala anual de férias regulamentares dos servidores;

III - apurar e analisar processos de férias-prêmio, pagamento de quinquênio, licença sem vencimentos, estabilidade financeira, auxílio funeral entre outros, visando sua concessão;

IV - controlar e lançar dados cadastrais para pagamento de salário família e auxílio natalidade;

V - promover a distribuição de vale transporte e determinar o desconto em folha;

VI - promover a progressão horizontal do servidor efetivo;

VII - exercer outras atividades correlatas que lhe forem delegadas.

3 - PAGAMENTO DE PESSOAL:

I - coordenar a elaboração da folha de pagamento dos servidores;

II - apurar e controlar a frequência e a escala de férias dos servidores da Administração Municipal Direta;

III - registrar e controlar descontos, consignações e empréstimos relativos aos servidores;

IV - emitir guias de recolhimento e informações das obrigações patronais;

V - emitir relatórios e realizar conferências dos dados alterados na folha de pagamento;

VI - elaborar cálculos de pagamentos de servidores admitidos e exonerados e de restituições a serem efetuadas;

VII - elaborar a folha de pagamento de servidores, estagiários e pensionistas;

VIII - preparar e distribuir o contracheque;

IX - montar processos de abandono de cargo, débito, estorno de pagamento, e outros, bem como promover seu encaminhamento;

X - elaborar comprovante anual de rendimentos para Declaração de Imposto de Renda;

XI - registrar e controlar descontos, consignações, empréstimos e transferências funcionais dos servidores;

XII - controlar e executar acertos financeiros relativos a exonerações;

XIII - exercer outras atividades correlatas que lhe forem delegadas.

4 - MEDICINA DO TRABALHO:

I - realizar exames pré admissionais e periódicos;

II - emitir laudos periciais para fins de licença, acidente de trabalho ou doença profissional e aposentadoria por invalidez;

III - conceder ou denegar licença para tratamento de saúde, por acidente de trabalho ou por acometimento de doença profissional;

IV - avaliar as condições de saúde para concessão da aposentadoria por invalidez, verificada a impossibilidade da reabilitação profissional e readaptação do servidor;

V - realizar perícias médicas;

VI - promover o atendimento a servidores acidentados no trabalho;

VII - executar programas de prevenção de acidentes e proteção à saúde dos servidores;

IX - elaborar laudos de avaliação de insalubridade e periculosidade;

X - exercer outras atividades correlatas que lhe forem delegadas.

Departamento de Recursos Materiais:

I - organizar e manter o cadastro geral de fornecedores;

II - definir e acompanhar a implementação dos planos de aquisição de material e o seu consumo;

III - coordenar e orientar a aquisição de bens e serviços necessários ao desenvolvimento dos projetos e atividades da Administração Pública Municipal;                IV - gerenciar os procedimentos utilizados para compras diretas, orientando as tarefas de forma a atender à legislação em vigor;

V - supervisionar e controlar o recebimento, armazenamento e distribuição de materiais de consumo, equipamentos e materiais permanentes;

VI - receber, conferir e preparar as solicitações de compra de bens e de prestação de serviços;

VII - realizar aquisições de materiais permanentes e de consumo e as contratações de serviços e obras autorizadas;

VIII - planejar, organizar e realizar procedimentos licitatórios ou propor a designação de comissão especial de licitação;

IX - preparar e montar processos e compra em situações de dispensa e inexigibilidade;

X - preparar, encaminhar e controlar publicações de editais, e extratos de contratos;

XI - receber e zelar pela guarda e segurança dos materiais, mantendo controle físico e financeiro dos bens adquiridos, fornecidos e em estoque, bem como estabelecer a previsão e os cronogramas de aquisição e requisição;

XII - providenciar, ao final de cada exercício, por meio de comissão de servidores a ser designada pelo Secretário Municipal de Fazenda, o inventário dos materiais armazenados;

XIII - propor a alienação de materiais, bens móveis inservíveis, inadequados ou obsoletos;

XIV - identificar, cadastrar, controlar e administrar o patrimônio público mobiliário e imobiliário do Município, inclusive os cedidos em comodato ou alugados a terceiros, bem como assegurar a sua manutenção;

XV - Autorizar e controlar a movimentação de bens móveis, equipamentos, máquinas e utensílios do patrimônio municipal;

XVI - exercer outras atividades correlatas que lhe forem delegadas.

Divisão de Compras (Comissão Permanente de Licitação)

I - organizar e manter o Cadastro Geral de Fornecedores;

II - receber, conferir e preparar as solicitações de compra de bens e serviços para aquisição através de processo licitatório;

III - efetuar a pesquisa de preços junto à no mínimo três fornecedores cadastrados ou não no Cadastro Geral de Fornecedores da Prefeitura;

IV - elaborar mapa de coleta de preços para a determinação do preço médio do produto e o limite máximo do processo licitatório;

V - preparar, montar e realizar processos de compras com cláusula de dispensa ou inexigibilidade;

VI - receber e conferir pedidos de compras e mapas de preços de bens, serviços e obras para aquisição através de processo licitatório;

VII - preparar e montar os processos de compras com a descrição clara do objeto e definição precisa da modalidade de licitação;

VIII - preparar edital, projeto básico ou termo descritivo dos bens ou serviços a serem adquiridos;

IX - preparar, encaminhar e controlar a publicação de editais;

X - receber e julgar documentação de habilitação, propostas financeiras e recursos das licitações efetuadas;

XI - adjudicar o vencedor do certame;

XII - exercer outras atividades correlatas que lhe forem delegadas.

Outras atribuições:

1- CONTRATOS ADMINISTRATIVOS E TERMOS ADITIVOS:

I - elaborar contratos, convênios e respectivos termos aditivos e rescisórios, quando vinculados a processos licitatórios;

II - receber e conferir processos licitatórios cuja execução dependa de condições ou garantias;

III - preparar a minuta de Contrato dos bens ou serviços a serem adquiridos, submetendo-a a apreciação do Jurídico;

IV - preparar e elaborar os contratos com a descrição clara e precisa das condições para sua execução, expressas em cláusulas que definam direitos, obrigações e responsabilidade das partes e em conformidade com os termos da licitação e proposta financeira a qual se vincula;

V - preparar e elaborar Termos Aditivos aos contratos em vigor.

VI - preparar, elaborar, encaminhar e controlar a publicação de extrato de Contrato e de Termo Aditivos;

VII - preparar despachos, ofícios e papeletas para instrução de processos e encaminhamento de procedimentos necessários à formalização e alteração de contratos e convênios;

VIII - controlar os prazos de vigência dos contratos e convênios para a promoção de suas revalidações, termos aditivos ou rescisão dentro dos parâmetros de sua vigência;

IX - manter arquivo e guarda dos contratos, convênios e demais ajustes realizados pela Secretaria Municipal de Administração;

X - prestar esclarecimento sobre o desenvolvimento do contrato, convênio ou ajuste;

XI - conferir e analisar os cálculos de reajustamento de preços, de acordo com a legislação em vigor;

XII - notificar as empresas quando não houver correto cumprimento dos contratos e convênios, mediante motivação por parte da Secretaria interessada;

XIII - exercer outras atividades correlatas que lhe forem delegadas.

Divisão de Almoxarifado e Patrimônio:   

I - receber, conferir, registrar, armazenar e distribuir bens e materiais de consumo;

II - determinar o método e grau de controles a serem adotados para cada item;

III - manter atualizados os instrumentos de registros de entradas e saídas;

IV - promover consistências periódicas entre os registros efetuados no controle de estoques com os dos depósitos (fichas de prateleira) e a consequente existência física do material na quantidade registrada;

V - identificar o intervalo de aquisição para cada item e a quantidade para reposição do estoque;

VI - emitir os pedidos de compra para material rotineiramente adquirido e estocado;

VII - manter os itens de material estocados em níveis compatíveis com a necessidade;

VIII - identificar e recomendar ao responsável pelo patrimônio a retirada física dos itens inativos devido à obsolescência, danificação ou perda das características normais de uso, bem como daqueles comprovadamente inservíveis.

IX - providenciar, ao final de cada exercício, por meio de comissão de servidores a ser designado pelo Secretário, o inventário dos materiais armazenados;

X - receber, conferir, registrar, identificar (etiquetar), armazenar e distribuir bens e materiais permanentes;

XI - promover à baixa ou alienação de bens e materiais permanentes;

XII - emitir e enviar à Contabilidade, relatório de bens e materiais permanentes baixados ou alienados;

XIII - controlar a movimentação e baixa de bens e materiais permanentes;

XIV - emitir, receber e controlar a “carga patrimonial” de bens e materiais permanentes;

XV - efetuar o inventário dos bens patrimoniais, dando conhecimento aos respectivos detentores de carga patrimonial, das ocorrências verificadas;

XVI - solicitar a unidade inventariada ou detentor da carga, quando for o caso, técnicos ou servidores conhecedores dos materiais, a fim de facilitar a sua localização e identificação;

XVII - elaborar o relatório do inventário, citando as ocorrências verificadas e encaminhá-lo à Diretoria de Recursos Materiais, com o conhecimento do responsável.

XVIII - exercer outras atividades correlatas que lhe forem delegadas.

Divisão de Serviços Gerais:

I - orientar e controlar os serviços recepção, vigilância, copa e serviços gerais da Prefeitura;

II - controlar, manter e executar os serviços de protocolo, documentação, reprografia e arquivo da Prefeitura;

III - administrar os velórios e cemitérios municipais, e coordenar os serviços funerários;

IV - coordenar e controlar os serviços de telefonia;

V - coordenar e controlar os serviços de recepção e atendimento ao público;

VI - dirigir e controlar os serviços de limpeza e vigilância dos prédios municipais;

VII - controlar o consumo e as despesas pela utilização dos serviços de água, telefone e energia elétrica;

VIII - controlar o movimento de pessoas e materiais nas unidades públicas municipais;

 

Norma regulamentadora: Decreto nº. 969, de 21 de setembro de 2015